Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Box16 is een dienst van Box16 B.V., gevestigd aan de Le Mairekade 77, 1013 CB Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42104995. Wij ontwikkelen en exploiteren software (SaaS) voor het automatisch verwerken, anonimiseren en neutraliseren van transport- en vrachtdocumenten, waaronder CMR-vrachtbrieven, met als doel het beschermen van transporteur-identificatie in de logistieke keten.

Contact: info@box16.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Accountgegevens:

• E-mailadres en naam (bij aanmaken account)
• Rol binnen uw organisatie

Documentgegevens:

• CMR-documenten die u uploadt (bevatten mogelijk persoonsgegevens van derden, zoals vervoerdersgegevens)
• Verwerkte (geneutraliseerde) versies van deze documenten

Technische gegevens:

• IP-adres en sessie-informatie
• Gebruiksstatistieken (aantal verwerkte documenten, detectietier)
• Audit-log van acties in de applicatie

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Doel	Rechtsgrond
Uitvoering van de CMR-neutralisatiedienst	Uitvoering overeenkomst
Accountbeheer en authenticatie	Uitvoering overeenkomst
Facturering en usage-tracking	Uitvoering overeenkomst + wettelijke verplichting
Beveiliging en fraudepreventie	Gerechtvaardigd belang
Foutopsporing en verbetering dienst	Gerechtvaardigd belang

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Geüploade documenten: Worden automatisch verwijderd na uw ingestelde retentieperiode (standaard 30 dagen, aanpasbaar in Settings).
• Accountgegevens: Bewaard zolang uw account actief is + 12 maanden na opzegging.
• Audit-logs: Bewaard voor 24 maanden (voor compliance en geschillenbeslechting).
• Gebruiksstatistieken: Bewaard voor 24 maanden (geanonimiseerd na 6 maanden).

5. Waar worden uw gegevens opgeslagen?

Al uw gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER):

• Database: Railway (Nederland, EU-west regio)
• Documentopslag: Cloudflare R2 (EU-regio)
• Frontend: Vercel (Frankfurt, EU)

6. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u het recht op:

• Inzage in uw persoonsgegevens
• Rectificatie van onjuiste gegevens
• Verwijdering ("recht op vergetelheid")
• Beperking van de verwerking
• Overdraagbaarheid van uw gegevens
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Stuur een verzoek naar: info@box16.nl

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij materiële wijzigingen informeren wij u via e-mail of in de applicatie.

Dit is een pilot-skeleton. Laat dit document beoordelen door een juridisch adviseur voor productie-gebruik.